우선 QS는 발주자에게 프로젝트의 특성에 맞는 계약방식을 추천해야 합니다. 모든 건설 프로젝트는 독특한 특징을 가지고 있습니다. 예를 들어 한 대형 그룹 내에서 그룹 사옥에 대한 개발과 시공을 모두 한다면 발주자와 시공자 사이의 계약이 크게 중요하지 않을 수 있고, 어떤 중동에 위치한 건설 프로젝트는 여러 나라의 다양한 시공사들이 경쟁입찰에 참여하는 경우가 많아 국제적인 기준의 입찰 서류를 준비하지 않으면 입찰 및 계약관리가 적절히 이루어지지 못하는 경우도 있습니다. 어떤 프로젝트는 시간이 더 걸리더라도 상세한 설계가 완료된 후 입찰을 진행하는 경우도 있고, 또 다른 프로젝트는 공기를 단축하기 위해 단계적으로 설계를 진행하여 여러 단계에 걸친 입찰을 진행하는 경우도 있습니다. 시공자의 입장에서도 어떤 프로젝트는 반드시 수주를 하기 위해 이윤없이 최소한의 관리비용만을 포함하여 입찰에 응하는 경우도 있지만 아예 처음부터 입찰에 참여하지 않기로 결정합니다. 이런 상황들은 모두 관련 프로젝트의 여러 가지 특징들을 상세히 분석하여 내리는 판단으로, QS는 이런 프로젝트의 상황들을 정확하게 판단하여 발주자가 가장 좋은 결정을 내릴 수 있도록 보고하는 업무를 수행합니다. 이러한 보고에 포함되는 내용에는 PQ수행 여부, 입찰방식, 낙찰자 선정방식, 계약방식, 계약서의 종류, 주요 계약 내용, 적절한 입찰참여사의 추천, 시장상황 등이 포함됩니다.
실제적으로 계약에 이르는 과정은 건설 프로젝트 각각에 따라 너무나 다양하지만, 일반적으로 입찰이라는 과정을 통해서 이루어집니다. 이러한 경우에 QS는 입찰을 위한 서류를 준비하고, 종합적으로 입찰을 관리하는 업무를 수행하게 됩니다. 주요한 업무들을 단계별로 구분한다면 다음과 같습니다.
- 입찰자격사전평가 (Pre Qualification, PQ)
- 입찰서류의 준비 및 시공사 배포
- 입찰 전 공사비 산정
- 입찰 관리 (Q&A, 추가입찰서류 준비 및 배포, 입찰서 접수 등)
- 입찰서 분석 (실수, 누락, 추가, 도면 및 시방서 해석 잘못, 각 입찰내역의 비교 등)
- 입찰서 분석 리포트 (Tender Report, 발주자에게 낙찰 후보자를 조언)
- 최종 협상
- 계약서류 준비 등
입찰 서류의 준비는 다른 업무들에 비해 더욱 강한 QS 고유의 업무라 할 수 있습니다. 국내의 경우에는 계약이라는 것 자체가 외국에 비해 중요하게 여겨지지 않지만, 외국 프로젝트에서는 이 입찰 서류에 프로젝트의 성패가 달려있다고 해도 과언이 아닐 정도로 중요한 업무입니다. 모든 프로젝트를 둘러싼 상황이 분석되어야 하고, 분석된 내용에 따라 입찰서류의 문장 하나하나가 정해지게 됩니다. 물론 표준계약서식을 사용하지만 중요한 내용 하나하나는 발주자와 협의를 통해 결정되게 됩니다. 상세한 내용은 다음 기회를 통해 설명하도록 하겠습니다.
입찰 전 공사비산정은 입찰서를 평가하기 위한 기준을 정해놓는다는 목적이 큽니다. 물론 입찰 도면을 근거로 공사비를 산정하는 것이지만, 시공사들의 입찰서를 비교하고, 분석하기 위한 기준 자료로 사용되게 됩니다.
입찰관리에는 입찰초청, 입찰서류의 전달, addendum의 준비 및 전달, 시공사 Q&A, 입찰서 접수 등의 절차적 업무를 뜻합니다. 이러한 절차가 끝나고 입찰서가 접수되면 QS는 접수된 입찰서의 분석을 실시합니다. 누락된 내용은 없는지, 계산 상의 실수는 없는지, 금액의 차이는 어느 항목에서 나는 것인지, 각 공사별로 공사비 비율은 적정한지, 입찰 서류에 제시된 발주자의 요구사항은 정확하게 반영하였는지, 본사관리비 및 이윤은 적정한 수준으로 포함되었는지, 공사수주를 위해 무리한 입찰금액을 산정하지는 않았는지 등을 분석하고 분석된 내용을 "Tender Report"로써 발주자에게 보고하게 됩니다.이 보고서는 분석된 내용을 바탕으로 가장 적합한 시공사를 추천하는 내용으로 마무리됩니다.
이후 발주자와의 협의를 통해 시공사와의 최종 협상을 진행하는 경우가 많습니다. 이 절차를 통해 최종안이 조율되면 QS는 입찰서류와 입찰기간에 추가된 서류들을 모두 모아 계약서류를 만들게 됩니다. 이를 발주자에게 전달하면 발주자와 시공사가 공사계약을 체결하게 됩니다.
이상의 내용들은 흔히 "전통적인 방식"이라 불리는 설계 완료 후 입찰을 시행하는 경우를 가정해서 설명한 것입니다. 다른 Procurement System이 적용되면 업무 범위의 차이가 발생하게 됩니다만 실제적으로 가장 많이 적용되고 있는 방식입니다. 이상에서 언급된 업무들 외에도 건설계약과 관련해서는 표준계약서식, 입찰 및 계약 절차, 공공공사를 위한 계약제도, 주요 건설선진국의 계약제도, 공사비지급방법에 따른 계약방식, 공사수행방식에 따른 계약방식, 입찰 및 계약서류의 구성 등 많은 내용들에 대하여 설명해야 합니다. 앞으로 차근차근 하나씩 하나씩 준비하도록 하겠습니다.
보통 우리가 접할 수 있는 건설 프로젝트들은 기본적으로 수백억원, 수천억원, 많게는 수조원까지도 사용될 수 있는 막대한 규모입니다. 이런 엄청난 금액이 몇 년 동안 사용되는 것이기 때문에, 누가 언제 어떻게 얼만큼의 금액을 청구하고, 집행하고 하는 절차를 정해놓는 것이 건설계약입니다. 여기에 이런 금액의 청구 및 집행을 위해서 누가 어떤 일을 어느 정도의 품질로 공급하고, 검사하고, 승인하는 것도 역시 정해져야 합니다. 또한 정해진 내용을 맞추지 못했을 경우에는 어떤 식의 책임을 얼만큼 져야 하는 지도 규정해야 합니다. 이런 것이 건설계약입니다. 이런 내용들이 정해져 있지 않다면 매일매일 목소리 높여 싸우는 일이 시공사와 발주자의 주업무가 될 것입니다. 문제는 국내의 건설 프로젝트들은 이러한 건설계약의 중요성을 너무 간과해 왔다는 것입니다. 덕분에 목소리 높여 싸우는 일들이 많이 발생했었습니다. 국내의 시공사와 발주자들은 이런 문제들을 1) 계약은 적당한 금액으로 합의하고, 2) 시공 중에 많은 금액을 설계변경으로 청구하고, 3) 청구된 금액 중 적당한 금액을 인정해주어 서로 적당한 선에서 해결해 온 경우가 많았습니다. QS의 계약관련 업무는 이러한 불합리한 요소를 없애고, 정확하게 규정되어 있는 계약 조건을 만들어내고 이를 역시 정확하게 집행하여 합리적으로 건설프로젝트를 수행해나는 선진화된 전문 서비스인 것입니다.
보통 우리가 접할 수 있는 건설 프로젝트들은 기본적으로 수백억원, 수천억원, 많게는 수조원까지도 사용될 수 있는 막대한 규모입니다. 이런 엄청난 금액이 몇 년 동안 사용되는 것이기 때문에, 누가 언제 어떻게 얼만큼의 금액을 청구하고, 집행하고 하는 절차를 정해놓는 것이 건설계약입니다. 여기에 이런 금액의 청구 및 집행을 위해서 누가 어떤 일을 어느 정도의 품질로 공급하고, 검사하고, 승인하는 것도 역시 정해져야 합니다. 또한 정해진 내용을 맞추지 못했을 경우에는 어떤 식의 책임을 얼만큼 져야 하는 지도 규정해야 합니다. 이런 것이 건설계약입니다. 이런 내용들이 정해져 있지 않다면 매일매일 목소리 높여 싸우는 일이 시공사와 발주자의 주업무가 될 것입니다. 문제는 국내의 건설 프로젝트들은 이러한 건설계약의 중요성을 너무 간과해 왔다는 것입니다. 덕분에 목소리 높여 싸우는 일들이 많이 발생했었습니다. 국내의 시공사와 발주자들은 이런 문제들을 1) 계약은 적당한 금액으로 합의하고, 2) 시공 중에 많은 금액을 설계변경으로 청구하고, 3) 청구된 금액 중 적당한 금액을 인정해주어 서로 적당한 선에서 해결해 온 경우가 많았습니다. QS의 계약관련 업무는 이러한 불합리한 요소를 없애고, 정확하게 규정되어 있는 계약 조건을 만들어내고 이를 역시 정확하게 집행하여 합리적으로 건설프로젝트를 수행해나는 선진화된 전문 서비스인 것입니다.